Un archivo es un conjunto de Información y tambien una fuente de Información, donde se guardan gran cantidad de información para su rápida recuperación, conservación y consulta rápida. Existe tres clace se Archivo,la 1era es el Archivo de Gestión, la 2da Archivo intermedio y la 3ra Archivo Histórico. El 1ero Archivo de Gestión es la que reúnen y custodian la documentación en la propia unidad productora/receptora de dle los documentos. estos documentos deben permanecer un periodo de un año en dicho departamento, despues de haber finalizado su trámite administrativos.
El 2do Archivo Intermedio en este lugar se remiten la documentación procedente de los diferentes archivos Centrales o la que se encuentre en el Archivo Central, pasados 15 años desde su ingreso.
El 3ro Archivo Histórico se depositan la documentación con antigüedad superior a 30 años, previamente sometida a los estudios de valoración que determina por sus históricos la conservación permanente de los documentos.
La importancia de crear un archivo dentro de cada Institución pública o privada es imprescindible, para su mejor gestión y utilización de los documentos que existe dentro de cada una de ellas. En el Paraguay existen profesionales que se encargar de realizar esta tarea tan amplia que muchas veces no se le da la importancia necesaria.
La importancia que cabe recatar porqué es importante tener organizados los archivos se basa en tres principios fundamentales:
* Ser reflejo de las actuaciones de dicho departamento.
* Reproducir el orden original de la creación de los documentos y expedientes, de acuerdo al procedimiento administrativo que resuelve el asunto.
* Considerar como piedra angular de la actuación administrativa y por ello del archivo para los cambios y toma de decisiones.
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